كيف ننجح في إدارة الاجتماعات؟ بقلم محمد يوسف محمد المحمودي

 كيف ننجح في إدارة الاجتماعات؟ سؤالٌ جوهري ومهم وأساسي لكل مديرٍ يريد إدارة سلسة وناجحة لمشروعٍ أو لشركةٍ صغيرة كانت أو كبيرة. وبالتالي، ستكون الإجابة عن هذا السؤال مهمة ومفيدة لمن يعنيه الأمر. هل تعلم عزيزي القارئ جوابًا شافيًا عن سؤالي: كيف ننجح في إدارة الاجتماعات؟ إذن، تعالى لنرى ربما كان جوابي شبيهًا أو مكملًا لجوابك.

 كيف ننجح في إدارة الاجتماعات؟

أستعرض هنا بعض الخطوات والاستراتيجيات المفيدة التي تمكننا من النجاح في إدارة أي اجتماع. وقد بحثت عن هذا الأمر ودرسته عن كثب وتوصلت إلى مجموعة قواعد ميسرة وواضحة تجعل إدارة الاجتماعات أمرًا مضمون النجاح ومحققًا لأهداف المجتمعين ومساعدًا في بناء هيكل مؤسسي قوي قادر على الصمود وتجاوز كل المحن والأزمات.

 

 

أهمية الاجتماعات

قبل أن نجيب عن سؤالنا “كيف ننجح في إدارة الاجتماعات؟ تعالوا نجيب في البداية عن السؤال الأهم “لماذا نعقد الاجتماعات؟” هذا سؤالٌ نجيب عنه بأن الاجتماعات من أهم أساسيات العمل الناجح. فالمديرون وكبار العائلات يلجأون إلى الاجتماعات لرأب الصدع أو لمناقشة المستجدات أو لاتخاذ قرارات مدرسة متفق عليها وعلى رجحانها في موضوعٍ أو مسألةٍ ما.

كذلك، يحصر المديرون والمسؤولون على عقد اجتماعات لأعضاء مجالس الإدارة والموظفين والعاملين تحت قيادتهم لمتابعة الأعمال القائمة أو للتخطيط للأعمال القادمة أو لاتخاذ قرارات واعتماد لوائح وقوانين. وأحيانًا تكون الاجتماعات لمناقشة بعض الأزمات والمشكلات ودراسة المستجدات ووضع حلول وخطط مناسبة للتعامل مع الأوضاع القائمة.

وعلى الصعيد العائلي، قد يلجأ رب الأسرة إلى عقد اجتماعٍ للعائلة لاطلاع الأبناء والأحفاد والإخوة والأخوات على بعض الأمور الخاصة بالعائلة. وقد يكون اجتماعهم لمناقشة بعض المستجدات أو لوضع حلولٍ لبعض المشكلات. وكما قلنا في البداية، هذه ظاهرة اجتماعية وصحية يجب اللجوء إليها من حينٍ لآخر. لماذا؟ لأنها تساعد على توحيد الكلمة وتقريب وجهات النظر وإزالة الشوائب والمنغصات بين المجتمعين.

أما في العمل، فالاجتماعات أداة مهمة للإدارة لنشر مناخٍ إيجابي من التوافق والمشاركة في المقام الأولة. أيضًا، تعمل هذه الاجتماعات على تحسين علاقة المسئولين والعاملين وبناء علاقات عمل قوية تعلي مصلحة الجماعة على مصلحة الفرد، وتوطد فكرة العمل الجماعي والممارسة الديمقراطية داخل المؤسسات والجماعات والأحزاب والعائلات.

التحضير للاجتماع

حتى ينجح أي اجتماع، لابد من تحضيره والإعداد له، ويسهم التحضير في نجاح 90% من الاجتماعات قبل انعقادها، وهذا أمر ممكن وميسور ولا يحتاج الكثير من الوقت. أيضًا، يجب تحديد الأدوار والمسؤوليات والاختصاصات وهذا من أهم الترتيبات اللازمة للاجتماع. ويكون تحديد الأدوار بشكلٍ نظامي ويمكننا تحديدها بالمسميات الوظيفية المعروفة وهي كالتالي:

الرئيس الذي يوجه الدعوة لحضور الاجتماع، والسكرتير أو المنسق الذي ينظم المشاركات أو يدون وقائع الاجتماع. بعد ذلك نحدد المشارك في الاجتماع هو عنصرٌ أساسي ويجب أن نضعه في الحسبان. هذا المشارك هو المستهدف من الاجتماع ويجب أن نفسح له مجال المشاركة والرأي. وقبل هذا كله، يجب أن يكون للاجتماع هدف وعلى أساسه نضع جدول الأعمال.. وهو عبارة عن خطوط عريضة يحرص عليها القائمون على إدارة الاجتماع من أجل نجاح الاجتماع في تحقيق الهدف منه.

لذلك، ينبغي أن يركز مدير أو رئيس الاجتماع على جدول الأعمال الذي يجب أن يشارك في إعداده لأهميته. وفي مرحلة الإعداد للاجتماع، يتحتم على المنسق أو المشرف أن ينسق مع رئيس الاجتماع لمواجهة المشكلات والتغلب على الصعوبات التي قد تصاحب تنظيم الاجتماع وكذلك تحديد النقاط الرئيسة التي سيتم التركيز عليها وموقف الحاضرين منها.

بعض أسباب فشل الاجتماعات 

حرمان الحاضرين من المشاركة برأيهم أو طرح أفكارهم بسبب كثرة عددهم، وهذه مشكلة يسهل حلها بمطالبة الحاضرين بتدوين أسئلتهم وتخصيص وقتٍ محدد لطرحها وتخصيص وقتٍ محددٍ لكل مشارك يتناسب مع الزمن المحدد للاجتماع.

أيضًا، تفشل الاجتماعات بسبب غياب المكاشفة والانفتاح. فعندما يكون هناك مواربة وإعراض عن سرد الحقائق بوضوح، يبدأ بعض المجتمعين في الاعتراض أو الانسحاب، وقد يؤدي ذلك إلى إشاعة جو من الريبة والقلق. ومن أسباب فشل الاجتماعات أيضًا أن يشعر الحاضرون بعدم الارتياح لدعوة الانعقاد أو لمديري الاجتماع أو العكس.

أخيرًا، يعزف المشاركون في الاجتماع عن إدلاء الرأي أو المناقشة عندما يشعرون بعدم جدوى الحوار أو عدم ثقتهم في الترحيب بما يطرحونه من أفكار، وعندما يفشل الاجتماع يتحول إلى جدل وحرب كلامية.

سمات التفاعل المؤثر والحوار البناء في الاجتماعات

ثمة سمات محددة لتحقيق التفاعل المنشود والحوار البناء في الاجتماعات؛ أهمها أن يشعر المشاركون بأهمية رأيهم. وهذا شعور يمكن تصديره لهم بإنصات الجميع إليهم. كذلك، يجب أن ننحاز للحوار البناء في الاجتماعات لأنه يساعد في صقل مهارات الاستماع وترتيب الأفكار وينمي مهارات إدارة الوقت. لذلك، يجب أن يكون الاجتماع وسيلة للوصول إلى أرضية مشتركة بين المجتمعين، وتجاوز الخلافات، وتجنب القضايا الجدلية وتوجيه الجميع إلى القضايا والأفكار الرئيسية. ومن المستحسن والمستطاع في الاجتماعات أن يكون كلام المدير موجزًا وأن يستعين ببعض الوسائل المرئية.

خاتمة.. كيف ننجح في إدارة الاجتماعات؟

لابد من الإعداد للاجتماعات بطريقة تضمن سلاستها وتحقق الغرض منها. أيضًا يجب أن نعلم أن للاجتماعات أهميتها التي لا يمكن إغفالها. لكن حتى تؤتي الاجتماعات ثمارها، يجب ان تدار بذكاء ويجب التعامل معها بأسلوب يتناسب مع طبيعة كل اجتماع، والحاضرين وجدول الأعمال المطروح فيه. أتمنى أن أكون قد أجبت عن السؤال: “كيف ننجح في إدارة الاجتماعات؟

اقرأ لي أيضًا: كيف تكتب أروع مقال 

المهارات المطلوبة لإتقان الكتابة

ما الحكمة من صوم رمضان؟

كيف تتعلم الإنجليزية بدون معلم؟